Hotmail vs. Gmail

En la actualidad hay muchas conversaciones acerca de si los servicios de correo electrónico sobrevivirán en el mundo tecnológico de comunicaciones a tiempo real a través de Skype y otras plataformas similares, pero lo cierto es que el correo electrónico continúa siendo una de las formas de comunicación más populares en el mundo de negocios.

Su desaparición se ha convertido en un asunto popular ahora que existe la Regulación General de Protección de Datos (GDPR), pero siendo sinceros, todavía falta mucho tiempo para que eso suceda.

Ahora que tenemos claro que el servicio de correo electrónico no se irá a ningún lado, ¿cómo escoges recibir los correos electrónicos de manera que obtengas la mejor experiencia? Debido a que el correo electrónico es una herramienta de comunicación muy importante, es fundamental que escojas un buen servicio para leer tus correos, responder las comunicaciones que recibes y eliminar los correos no deseados de una manera sencilla.

Los dos proveedores de servicio de correo electrónico más importantes del mundo son Gmail, que pertenece a Google, y Outlook, que pertenece a Microsoft.

Pero ¿cuál de ellos es el mejor para tu negocio y productividad? ¿cuáles son las ventajas y desventajas? ¿Hay algunas características que uno tiene y que el otro no tenga? ¿Cuál tiene una mejor interfaz de usuario?

Un poco de historia

Gmail fue lanzado al mercado el 1 de abril de 2004 y en ese entonces ofrecía 1 GB de almacenamiento. Sin embargo, muchos creyeron que se trataba de una broma, ya que ofrecía una capacidad de almacenamiento muchísimo más superior que el líder de ese momento, que era Hotmail, el predecesor de Outlook. Esto hizo que se iniciara la rivalidad entre los dos.

Hotmail, por su parte, fue lanzado al mercado en el año 1996. Al año siguiente, Microsoft compró a Hotmail y cambió la marca del servicio a MSN Hotmail, y luego la volvió a cambiar a Windows Live Hotmail.

Ocurrió un tercer cambio en el año 2013, cuando el servicio obtuvo como nombre Outlook.com. Pero inicialmente solo ofrecía 2 MB de almacenamiento libre, un número 500 veces menor al que ofreció Gmail nueve años antes. Sin embargo, han incrementado la capacidad substancialmente.

Interfaz del usuario

Estéticamente, tanto Gmail como Outlook muestran una interfaz limpia, en lo que se diferencian es en el color del tema por defecto, siendo para Gmail rojo y blanco, y para Outlook azul.

Outlook toma su inspiración del estilo de interfaz del Windows moderno, también conocida como la interfaz de usuario Metro. En el caso de Gmail, su interfaz se considera como la más fea de las dos. Sin embargo, hace poco se observó una modificación a Gmail donde se pudo apreciar una mejora tanto en su estética como en la experiencia del usuario.

Gmail prefirió la simplicidad desde un principio, aunque muchos pueden describirla como algo aburrido. La modificación, afortunadamente, mejora la experiencia mientras que mantiene la habilidad de los usuarios de concentrarse en los correos en vez de preocuparse por distracciones.

Con relación al panel de lectura, Outlook lo tiene desactivado de forma predeterminada, aunque puede activarse de forma muy sencilla. En el caso de Gmail, también está desactivado de manera predeterminada pero es mucho más fácil de habilitar a través del menú de configuración.

Carpetas, etiquetas y búsqueda

Lo primero que hizo Gmail para diferenciarse de la competencia fue tener etiquetas en vez de carpetas. Esto significa que a los correos se les pueden poner múltiples etiquetas en vez de ponerlos en una carpeta en específico.

No obstante, es necesario aclarar este punto, ya que muchas personas creen que como Gmail tiene etiquetas, no tiene carpetas, pero esto no es estrictamente cierto.

Las personas que configuran su cuenta de Gmail a través de un cliente de correo electrónico, pueden ver como las etiquetas aparecen como carpetas en esos programas. Y no solo eso, si le has puesto más de una etiqueta a un correo determinado, ese correo aparecerá en múltiples carpetas.

Google también filtrará automáticamente los correos en las categorías de Principal, Social y Promociones en pestañas, por lo que te ahorrará el tiempo que pasarías saltando los anuncios para encontrar los mensajes importantes.

Outlook tiene la estructura tradicional de carpetas, pero tiene categorías en vez de etiquetas. Estas son etiquetas en el sentido que son para identificar a los correos en vez de ser pseudo-carpetas. Puedes aplicar más de una categoría a un determinado correo, pero al hacer esto no lo estás moviendo a una carpeta en específico.

Outlook le aplica las etiquetas de manera automática a ciertos mensajes con categorías como Documentos, Fotos, Boletines, etc. Estas se conocen como Carpetas de Vista Rápida.

Con relación a la función de búsqueda, es prácticamente la razón de la existencia de Gmail, ya que fue parte de su razón de ser cuando se concibió por primera vez.

El ingeniero detrás de la idea quería desarrollar un servicio de correo electrónico que ofreciera una opción de búsqueda tan sencilla como la de internet.

Al simplemente escribir algún término en la barra de búsqueda de la interfaz de Gmail te muestra lo que estás buscando. Los usuarios incluso pueden aplicar algunos trucos de búsqueda, como utilizar las funciones «from:» o «to:».

Outlook tiene una función de búsqueda similar con métodos avanzados para encontrar la información correcta rápidamente. La Carpeta de Vista Rápida permite que los usuarios busquen rápidamente entre los correos, por ejemplo, entre los últimos que contienen fotos. La función de búsqueda es buena en Outlook, pero no es nada sobresaliente.

Conectividad

Gmail es compatible con POP e IMAP, lo que significa que casi cualquier cliente de correo electrónico funcionará a la perfección con este servicio, incluso Microsoft Outlook.

Outlook también es compatible con POP e IMAP, aunque hay algunos usuarios que se han quejado anteriormente por problemas de conectividad, pero actualmente no hay ningún inconveniente. Outlook también es compatible con ActiveSync de Microsoft.

Límite de almacenamiento y de archivos adjuntos

Gmail ofrece un almacenamiento de 15 GB gratis, pero esto es sumado entre Gmail y Drive (Google recientemente cambió para ofrecer almacenamiento ilimitado de fotos, con ciertas restricciones). El usuario puede pagar por más almacenamiento.

Microsoft también ofrece un almacenamiento de 15 GB por cada cuenta de Outlook. Pero antes no estaba claro cuanto almacenamiento obtenías dependiendo de los productos que usabas. Si tenías una suscripción de Office 365 obtenías 1 TB de almacenamiento que cubría todos los productos de Microsoft, por ejemplo.

Gmail también tiene un límite para el tamaño de los archivos adjuntos a 25 MB (esto incluye también el mensaje), y tarda un poco más en subir las imágenes. Adicionalmente, la App de Gmail solo permite que subas una imagen a la vez. Las imágenes se muestran como miniaturas, por lo que te permite revisar que has enviado los archivos correctos y ves lo que has recibido antes de descargarlos.

Extensiones e integraciones

Los usuarios pueden habilitar ciertas opciones dentro de Gmail, que pueden o no funcionar como esperaban, pero que parecen ser lo suficientemente estables como para dejarlas libres fuera de Google. Estas características son parte de Google Labs. De manera que son experimentales y de pre-lanzamiento que utilizará el usuario bajo su propio riesgo. Algunas son buenas, otras son menos útiles, pero no te preocupes, no hay ningún elemento que vaya a destruir todo.

Como se esperaría, Gmail se integra con Google Docs. Esto es muy bueno, ya que se pueden abrir archivos adjuntos en una App de Google, como por ejemplo Docs o Sheets, trabajar en ellos y luego guardarlos en Drive, todo sin salir de Google.

Gmail también se puede integrar con aplicaciones de terceros, tales como las aplicaciones CRM. Google ofrece su Apps Marketplace como un medio para que los ISV de terceros muestren sus productos a los usuarios de Gmail y también a los de Google Apps, que es lo más importante. Gmail también puede importar los contactos de cuentas de redes sociales a tu libreta de direcciones. Además, puedes utilizar el Traductor de Google en un mensaje, y esta es una opción que no existe en Outlook.

Con relación a las extensiones, Outlook está un poco atrasado. Tal y como se esperaría de Microsoft, se integra completamente con las apps de Office 365 y OneDrive. Los complementos de Outlook funcionan de manera parecida a través del escritorio, web y móvil. Estas extensiones son compatibles con Outlook 2013, Outlook 2016 para Mac, y Outlook en la web en Office 365, pero algunos complementos no funcionan para cierto tipo de mensajes o dispositivos.

Outlook proporciona un acceso sencillo a Word, Excel, PowerPoint y OneNote Online así como para Sway de Microsoft, que es muy aclamado y permite a los usuarios crear historias multimedia.

Spam, filtros y manejo del correo

El filtro de spam de Gmail funciona a la perfección. Es muy raro que un correo pase a través del filtro de spam, aunque esto nunca sucede. También es muy bueno para filtrar los correos no deseados que en realidad no son spam.

Lo que si hace Gmail es coincidir los anuncios con el contenido del correo, lo cual molesta a algunos usuarios, pero estos anuncios se filtran normalmente hacia la pestaña de Promociones o Social, y no interfiere con el uso de la bandeja de entrada.

Los filtros de correo y de spam de Outlook son menos sofisticados ya que mucho debe hacerse de manera manual, pero tiene algunas funciones que superan a Gmail. Una de esas es Sweep. Se utiliza para deshacerse de todos los correos desde hace diez días o mantener el último correo de un remitente en particular o bloquear correos futuros de un remitente.

Comparación

Conclusión

En resumen, hay muy poca diferencia entre estos dos proveedores. No hay suficiente características superiores en uno como para sobrepasar al otro.

Mientras que la función de búsqueda es más sencilla en Gmail, Outlook está más conectado con Office Online.

Sin embargo, para un correo electrónico de uso cotidiano o personal, Gmail sigue siendo la primera opción.